最近はスケジュールをスマートフォンやパソコンのカレンダーアプリで行うことが多くなってきました。従来の紙のスケジュール帳にも良いところはありますが、カレンダーアプリならではの利点が多く見られ、急速に普及しています。
特にクラウド型のカレンダーアプリでは、いつでもデータをクラウドから同期できるため、スケジュール入力はパソコンでメールを見ながら行い、スケジュール確認は移動中にスマートフォンで行うといったことが可能になります。また、グループでスケジュールを共有することができますから、お互いのスケジュールを確認することはもちろん、最新のアプリでは会議の出席案内と出欠返答、そして会議室の予約までが同時に出来てしまいます。ですから、会社での標準アプリとして設定されていたり、プライベートでもご家庭によってはスケジュールをカレンダーアプリで共有されているところもあるでしょう。
また、最近は高速ネット環境がグローバルで普及していますから、各国の拠点をつないでビデオ会議をする企業も増えています。また、最近のノートパソコンやスマートフォンは自分用内蔵カメラを備えているものが殆んどなので、ＳＫＹＰＥなどで気軽に資料データを共有しながらビデオ会議することも可能になっています。
ところで、グローバルでインターネット環境が整い、パソコンはＷＩＮＤＯＷＳとＭＡＣ、スマートフォンはＡＮＤＲＯＩＤとｉＰｈｏｎｅの通信端末にほぼ独占され、多くのカレンダーアプリはこれらのどの組み合わせにも対応していることが多くなっています。こうなると、海外を飛び回るサラリーマン／会社員は、世界中どこに居てもカレンダーアプリを使いこなして、自企業だけでなく取引先とも会議をしていかないとなりません。
この時注意しないといけないのが、「タイムゾーン」です。例えば、あなたが中国に出張する場合、日本とは時差は１時間あります。日本が１時間早いので、中国が９時だと、日本は１０時になっています。ここで、あなたのカレンダーアプリが、あなたが居る場所に自動的にタイムゾーンを合わせるとした場合には次のような注意が必要です。
日本の同僚が、中国に出張中のあなたに会議の申し込みをしてきました。会議時間は日本時間で９時と言ってきています。問題は、その会議が、あなたが中国に居る間に開かれるのか、あなたが日本に帰国されてから開かれるかです。普通に考えると、あなたが中国で居る時に日本とビデオ会議するのであればスケジュールには８時と入力し、あなたが日本に帰ってから日本で直接会議をするならスケジュールには９時と入れれば良いように思います。これは、前者は正解ですが後者は不正解です。というのも、あなたのスケジュールアプリのタイムゾーンは中国になっていますので、中国で９時と入力すれば日本に帰国後は日本のタイムゾーンに合わせて１０時に変換されてしまうのです。こうなると会議が思っていた時間より１時間遅くスケジュール入力されています。
ですから、カレンダーアプリを海外で使用する場合は、入力するタイムゾーンとスケジュールが実行されるタイムゾーンを意識しましょう。なお、入力する際のタイムゾーンをスケジュールが実行されるタイムゾーンに合わす機能を備えているものも多いので、活用しましょう。