会社の中でも外でも、会議は頻繁に行われています。会社の中でいうと、方針を決める会議、仕事の分担を決める会議、問題の解決策を決める会議、システムの導入の方法を決める会議、社外との打ち合わせのための作戦会議など、なんでもかんでも会議です。また、社外との会議も負けていません。お互いの会社について理解を深める会議、取引を始める会議、取引を止める会議、取引条件を変更する会議、合併をする会議など、挙げるとキリがありません。
日本の会社における会議時間は、普通の内容であれば１時間が殆んどではないでしょうか。もちろん、ブレーンストーミングをするために半日缶詰めになったり、日本や世界の部署やメンバーが集まって数日間にわたって開かれる会議もありますが、社内で３－６人程度が集まってする会議の多くは予定は１時間のことが多いと思います。
ところで、皆さんの会議は１時間を予定していた場合に、結果として時間は足りているでしょうか？あるいは、足りていないでしょうか？ 会議の時間が足りているのか足りていないのかというのは、特に自分が開催している会議においては、実は自分自身の仕事能力を計るバロメーターになります。そして、仕事が出来る人はこのことを良く知っています。
会議というのは、多くは複数人が集まって意思を統一する／決定するというのが大きな目的となります。よく、皆で議論して決めようと言いますが、これはある意味で間違っています。というのも、何も準備せずに集まったり、自分が分からないから皆で会話して決めと貰おうとしでも、１時間やそこらの会議で考えが出来上がったり話がまとまるなんてことは殆んどありません。逆に、会議を開催する人が、会議内容を吟味して議論のストーリーを明確にし、皆が理解できて納得するようなストーリーにすれば、本来の目的の議題は１５分で終わることも少なくありません。要は、開催する人の準備とストーリー次第で全く変わってくるのです。
私が思う一番良い会議というのは、最初の１０分が議題の前に皆の近況を交換して置かれた状況を把握、次の２０分で用意されたストーリーに基づいて結論を出す、そして次の１０分で今後のことなどを雑談する。そして、最後の２０分は残して解散します。皆さん忙しいので、その方が喜ばれます。短い時間で、結論が出る上に色々な情報も交換できる、このような会議ですと次に開催しても快く集まってくれます。逆に、長い時間ダラダラ話しても何の結論も出ない会議では、皆が集まらなくなります。
いかがでしょうか、皆さん。長い会議を開催することが実力を示しているのではありません。短い時間で会議をあっけなく終わらせる方が実力を示しているのです。一度、挑戦してみませんか？