電子メールが普及しました。どんなに離れた場所に居ても相手と時間が合わなくても、メッセージを入れておけば要件を伝えることができます。また、簡単な依頼であれば、電子メールのやり取りだけで答えを得られる場合もあります。このように電子メールによって仕事の効率は格段に上がりました。
このように便利な電子メールですけれども、誤った使い方によって、かえって仕事が進まない場合があります。今回は、その代表例について書きます。
〇言いにくい仕事をメールで依頼する
難しい仕事や急な仕事を直接お願いしにくいので、メールで一方的に投げて済ませようとする方が居ます。口頭で依頼されても出来るかどうか分からない仕事をメールで依頼されても出来る訳がありません。そのような仕事は直接依頼しましょう。
〇年上の人にメールで仕事を依頼する
新入社員などで、たまに居ます。簡単な仕事を多くの人にお願いする場合は仕方ありませんが、すぐ側に座っているのにわざわざ一人を相手に電子メールで依頼が来たりします。直接のコミニュケーションの方が仲良くなれますし、新人にはレクチャーやアドバイスが必要な場合もありますし、また、礼儀と言うのもあるでしょう。最初の頃はなるべく直接依頼してコミニュケーションしましょう。
〇やたら長いメールを打ってくる
１００行近い長いメールを打ってくる人が居ます。昔はいざ知らず、今や大企業で仕事をしたり、多くの取引先と仕事をしている方などだと、一時間に６０通を越えるメールが来たりします。そうなると一つのメールの処理にかける時間は数十秒になります。当然、１００行ものメールは無視されます。長いメールを打つということは、言いたいことが沢山あるわけで、そうなると通常は議論が必要です。長いメールするくらいなら会話をしましょう。
〇メールで文句を言ったりクレームする
メールというのは相手を前にしないので、直接は言えないキツいことも、文章では打ちやすくなります。また、キツいことを書いたつもりはなくても、そのように誤解して受け取られやすい性質があります。また、ｃｃに多くの方が入っていると、様々な意味にとらえられて、思わぬトラブルに発展することがあります。ですから、メールでは特に必要以上に相手に気をつかって、揉めないように心がけましょう。
〇仕事のメールを私用に使う
たまに、私用の相談や依頼をメールでされる場合があります。電子メールは基本的には送った相手にしか行きませんが、当然サーバーを経由しますので、会社によっては社員のメールを保管している場合があります。それを知っている人は私用メールにはなかなか返事をしにくいものです。仕事のメールを私用に使うのは控えましょう。
電子メールは便利なツールですが、使い方や場面によっては逆に仕事が進まなくなる場合も多々あります。注意して上手に使いましょう。