前回に続き、インターネットによって変わった仕事環境を項目ごとに考えて、どのように仕事を良い方向に持っていくかを考えていきます。
・どこからでもレポートできる
以前は、会議結果の報告は議事録、出張の報告は出張報告といったように、書面で提出していました。会議や出張から戻って、職場でワープロソフトで定型の書式で作成し、印刷してから提出するといった感じです。ところで、定型の書式と言うのは、少し面倒なところがあります。いろいろなところをきっちりと書かないといけないので、少し面倒なのです。また、受け取った方も、項目ごとにチェックして、不備があれば作成者に戻して指摘しないといけないので、時間がかかります。
しかし、最近は、１人１台のパソコンとスマートフォンを持っているのが普通です。そうなると、議事録は会議中に書くことができますし、出張報告も出張中はもちろん出張帰りの飛行機や列車やホテルで書き終えることも可能です。つまり、職場にもどらずとも、ほぼリアルタイムでレポートが出来ているわけです。もちろん、レポートを待ち受ける職場の上司や仲間たちも、帰ってから報告書の形で知るよりも、早くその情報を得たいと思っていることも多いです。
そうなると、「議事メモ」「出張メモ」といったように、定型の形式ではないけれども、内容がほぼ網羅されたものを、電子メールでテキストで書いて送るというのが有効です。テキストで書くので、現場ですぐに作成することができますし、「メモ」と題しているので、少しくらい情報で不備があったとしても上司がいちいち差し替えす必要もありません。この「電子メールによるメモ」で報告するのは、とても良いと思います。リアルタイムで効率的に情報共有ができます。
もちろん、新入社員などは、何を報告すべきかさえも分かっていないことが多いので、最初の内は教育も含めて、定型の書式で作らせた方が良いかもしれません。事実、そのようにしているところも多いでしょう。ただ、最近の若い人は優秀ですし、子供の時から電子文書によるやり取りになれていますから、会社で必要とされるレポートを作るのも早いと思われます。ですから、最初から「電子メールによるメモ」で教育するもの良いかもしれません。
・パソコンの操作もすぐに調べられる
いまや仕事でパソコンは必須であり、多くの作業をパソコンで行う必要があります。これは効率的になって良いことなのですが、、ソフトやパソコン本体の操作方法が分からなかったり、調子が悪くてうまく動かないと、たちどころに仕事が止まってしまいます。こんな場合、周りにパソコンに詳しい人が居ると良いのですが、そうでないと得てして、ただ机に座って誰かが助けに来るのを待っていることにもなりかねません。
いまや、インターネットに接続できる環境さえあれば、よっぽどの最新機種や最新ソフトでない限りは、ネット上に操作方法や不具合対処方法が掲載されていることが殆んどです。ポイントは、それを検索エンジンで探し出すことができるかです。ですから、普段から検索エンジンの使い方習熟しておき、困ったことがあれば調べられるようにしておくことが大切です。
次回に続きます。