前回に続き、インターネットによって変わった仕事環境を項目ごとに考えて、どのように仕事を良い方向に持っていくかを考えていきます。
・どこでも決裁が出来る
会社で、投資、商品価格設定、出張、勤務管理などにおいては、経営者、責任者、上司、関連者などの決裁、検印、合議が必要です。大きな案件ですと、１０人を超える方の印鑑が必要になる場合があります。また、日常の出張や勤務管理であれば、上司一人での検印で済む場合もありますが、頻繁に発生するために上司や自分が出張などで不在にしていると、うまく検印を貰えない場合もあります。そのため、取引先との会議設定や社内の重要会議設定が必要なことが有ったとしても、内部の決裁、検印、合議などを行うために取引先や社内の重要な会議設定が遅れたりする場合もありました。
ところが、昨今は、多くの決裁、検印、合議がネットワーク上で電子的に行われるようになってきました。関連者の都合に合わせてこちらから出向く必要が無く、承認／否認がネットワーク上で返ってきます。このような電子決裁システムは、導入前においては、「電子的に送られてきても説明を受けないとわからない」「よくわからずに何度も電子的に差し替えすと、ややこしくて返ってムダである」の意見がよく聞かれます。しかしながら、いざ電子決裁システムを導入すると、意外にうまくまわっている実態を多く見受けます。それは、電子決裁システムを導入する際には、誰が何を検印するか、検印でＯＫするための条件は何か、などの検印ルールを明確にして行うことが多いためだと思われます。つまり、導入には少し手間がかかるのですが、導入してからは明確なルールのもとで行うことができるからです。また、起案者も文書化された検印ルールを確認して行えるので、以前よりもスムーズにまわることが多いようです。また、何度も電子的に否認されている方を見受けることもありますが、このやりとりは記録されているので、後続で別件で起案しようとする方も参考にすることができ、それをもって起案レベルを上げることができます。
このように、電子決裁システムは導入してみると、うまく行くことをよく見かけているので、個人的なイメージとしては思い切って採用する方が良いのではと思います。特に、最近はビジネス環境がグローバルになりましたので、決裁、検印、合議に関係する人が１－２週間は不在だということが多く有ります。この時代、一人の検印だけでそんなに時間がかかってしまえば、ビジネスに失敗したりビジネスのチャンスを失うことは必然です。ぜひ、導入を検討しましょう。
なお、経営者、責任者、上司、関連者が決裁を行う場合は、単に承認／否認だけではなくて、状況を知っておくという意味もありますし、起案者が気づいていないことを会話によって諭したり、また、日ごろ会話できないことを会話できるチャンスの場でも活用が出来ます。このようなことは電子決裁システムでは少し難しいので、もし、そういうことがあれば、たまにはオフラインで呼びだしたり、電話して会話するなどといったことも、業務を円滑に進める上では有効です。ですから、電子決済システムを利用するけれども、全ては頼らない、というように考えた方が良いと思います。
次回に続きます。