前回に続き、インターネットによって変わった仕事環境を項目ごとに考えて、どのように仕事を良い方向に持っていくかを考えていきます。
・多くの人に瞬時に情報が伝わる
ネットで便利なのは、瞬時に多くの人に情報を伝えることが出来ることです。ホームページや掲示板に掲載すれば、アクセス可能なものは直ぐに見ることができますし、電子メールですと、あて先のアドレスを追加したりメーリングリストを使うことによって多くの人に瞬時にメール送信することができます。これは、便利な反面、危険な点もはらんでいます。
まず、ホームページや掲示板などで一度掲載された情報は、もしミスや間違いがあれば消去することも可能ですが、誰かがその情報をコピーして残していれば完全に無くすことは出来ません。画像や動画などは、いくらでも複製が可能ですから、取り返しがつかない場合もあります。ですから、情報を掲載する場合は、事前に非常に注意深くチェックしてから公開する必要があります。
また、電子メールで多くの人に一斉送信する場合の危険な点ですが、上記の内容のミスや間違いに加えて、送信先が多くなるほどチェックが煩雑になって送り間違いや送り漏れが発生する可能性が高くなることがあります。中でも、社内向け情報を社外の人に間違って誤送信するなどは大事になりかねませんので、特に注意が必要です。
また、大量のあて先に送られてくる電子メールは、受け取った人も情報の機密性が低いと捉えますので、軽く他の人にも転送してしまう可能性が高くなります。ですから、情報の機密性が維持しにくいと考えた方が良いでしょう。更に、大量のあて先に送ったメールは、受信者の一人が全員返信したりすると多くの人にそのやりとりのコピーが送られてしまうことになって混乱を招きます。
このように、多くの人に瞬時に情報が伝わるということは、逆にデメリットもありますので、注意して使用するようにしましょう。
・分からないことをすぐに聞ける
仕事のやり方、システムやソフトの操作方法など、分からないことがあると仕事がパタッと止まってしまうことがあるものです。この時代、早いスピードでビジネスが動いていますから、一日でも仕事が止まると影響が大きくなることも多々あります。
このような場合、電子メールなどで知り合いやヘルプデスクに問い合わせるというのは、有効な手段です。うまくいけば、電子メールで問い合わせれば、数時間～半日程度で解決することも多々あります。
ただし、注意しないといけないこともあります。電子メールで質問して、電子メールで回答が来るというのは、質問が的確であることと回答が的確であることの２つが揃って初めて有効になります。どちらかが的確でないのであれば、電子メールの往復が無駄に行われるだけで、解決には近づきません。ですから、数度の電子メールをして解決しないのであれば、電話で問い合わせたり直接会って会話した方が早い場合もあります。上手に使い分けましょう。
次回に続きます。