実務レベルの担当者が集まって、複数の部署間で仕事をしたり、取引先と商談を進めたりすることはよくあります。本当は、責任者同士が集まって話をすれば早く片付くことも多いのですが、得てして責任者は多忙ですから、なかなかそういう訳にもいきません。ですから、多くの仕事は先ずは担当者レベルで実務の調整を行って、それから責任者同士の会議で決定することになるわけです。
複数の部署で集まったり取引先と商談するというのは、互いに協力や調整が必要だから行う訳です。従来通りの分担で従来通りの仕事をするだけなら、わざわざ集まって会議をする必要はありません。ですから、会議の場では、当然、従来の枠組みとは異なった業務が発生したり、従来の分担とは異なった業務分担について議論することになります。
このような場合、特に問題になるのが、従来の枠組みとは異なった業務が発生したり、従来の分担とは異なった業務分担が増える部署になります。そうなると、新しい業務を問題なくこなすことができるのか、業務分担が増えることによって担当者や所属する部署の工数で問題なくまわしていけるのか、などの判断を行うことになります。担当者は自分の力量でその仕事がこなせるかどうかを判断しますし、自分の今の仕事をもったままで新しい仕事をする余裕があるのかを判断することになります。で、大体の場合は担当者は忙しいのが実態ですから、それ以上の仕事を入れるのは難しくなります。
そのような時に担当者がよく使う言葉に、「その仕事は責任をもってできませんから、受けることはできません」というのがあります。この言葉って、なんとなく合っているように思いますが、本当にそうなんでしょうか？
部署が集まって仕事をするということは、それだけ会社にとっては重要なものが多いです。また、それだけ大きな仕事でもあります。このような場合に大切なことは、新しい仕事をする余裕があるかどうかではなくて、その新しい仕事の重要性を理解し、既存の仕事の重要性とのバランスをはかり、部署としてどのように全体をうまくまわしていくか、それが部署の責任者としての仕事です。上述のように、担当者にとって新しい仕事をする自信があるかどうかというレベルではありません。部署が集まって「責任」という言葉を使うときは、会社における自部署の位置づけ、部署としての業務のバランス、その結果としてどうするかの判断を責任もって答えるべきものです。
もし、皆さまが未だ責任者でなかったとしても、部署間の会議や取引先との会議に出席するということは部署の代表として出ていくわけです。ですから、自分だけの判断ではなく、会社における部署としてどのような対応をすべきか、それを考えながら部署としての「責任」はいったいどこにあるのか、を考えて会議に出席いただけたらと思います。